La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de proyectos a la creación y desarrollo de eventos personales o corporativos de pequeña y/o gran escala como festivales, conferencias, ceremonias, bodas, fiestas formales, conciertos o convenciones. Implica el estudio de la marca, la identificación de su público objetivo, la elaboración del concepto del evento y la coordinación de los aspectos técnicos antes de lanzar el evento.
La industria de los eventos incluye ahora eventos de todos los tamaños, desde las Olimpiadas hasta los desayunos de negocios. Muchas industrias, celebridades, organizaciones de beneficencia y grupos de interés celebran eventos con el fin de comercializar su etiqueta, establecer relaciones comerciales, recaudar fondos o celebrar logros.
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El proceso de planificación y coordinación del evento suele denominarse planificación de eventos y puede incluir la elaboración de presupuestos, la programación, la selección del lugar, la obtención de los permisos necesarios, la coordinación del transporte y el estacionamiento, la organización de oradores o animadores, la decoración, la seguridad del evento, el servicio de comidas, la coordinación con terceros proveedores y los planes de emergencia. Cada evento es diferente en su naturaleza, por lo que el proceso de planificación y ejecución de cada uno de ellos difiere en función del tipo de evento.
El director del evento es la persona que planifica y ejecuta el evento, asumiendo la responsabilidad de los elementos creativos, técnicos y logÃsticos. Esto incluye el diseño general del evento, la creación de la marca, la estrategia de marketing y comunicación, la producción audiovisual, la redacción del guión, la logÃstica, el presupuesto, la negociación y el servicio al cliente.
Debido a las complejidades que entraña, al amplio conjunto de conocimientos necesarios y al entorno rápidamente cambiante, la gestión de eventos se cita con frecuencia como una de las carreras más estresantes, junto con los socorristas y los cirujanos
La gestión de eventos podrÃa ser una herramienta de marketing y comunicación estratégica, utilizada por empresas de todos los tamaños. Las empresas pueden beneficiarse de los eventos promocionales como una forma de comunicarse con los clientes actuales y potenciales. Por ejemplo, estos eventos enfocados en la publicidad pueden ocurrir como conferencias de prensa, eventos promocionales o lanzamientos de productos.
Los directores de eventos también pueden utilizar los medios de comunicación tradicionales para dirigirse a su público, con la esperanza de generar una cobertura mediática que llegue a miles o millones de personas. También pueden invitar a su público a sus eventos y llegar a ellos en el evento mismo.